Termini di riferimento e processo di selezione del team di attuazione regionale

Le organizzazioni non governative selezionate per fungere da squadre di attuazione regionale (RIT) per il Fondo di partenariato per gli ecosistemi critici (CEPF) a partire dal 2007 forniranno una leadership strategica per il programma in ciascuno degli hotspot della biodiversità approvati per gli investimenti.

Ciascun RIT sarà composto da una o più organizzazioni della società civile attive nella conservazione nella regione. Ad esempio, una squadra potrebbe essere una partnership di gruppi della società civile o potrebbe essere un'organizzazione guida con un piano formale per coinvolgere altri durante il processo di attuazione, oltre a completare la sua struttura di supervisione dell'attuazione, ad esempio attraverso un comitato consultivo inclusivo.

L'obiettivo dei RIT sarà convertire i piani nel profilo dell'ecosistema in portafogli coesi di sovvenzioni, rilevando che questi contribuiranno agli obiettivi a lungo termine del CEPF per ciascun hotspot (o sottoregione). I profili dell'ecosistema sosterranno l'attuazione della visione a lungo termine dell'hotspot e il RIT e le organizzazioni associate svolgeranno un ruolo chiave nel diventare gli amministratori a lungo termine di queste visioni a lungo termine.

I team forniranno conoscenze e approfondimenti locali e rappresenteranno CEPF in ogni hotspot. Avranno la responsabilità primaria di costruire un ampio gruppo di gruppi della società civile che lavorano al di là dei confini istituzionali e politici per raggiungere gli obiettivi descritti nei profili degli ecosistemi e qualsiasi visione di conservazione e sviluppo a lungo termine appropriata a livello regionale.

I team opereranno in modo trasparente e aperto, coerentemente con la missione CEPF e tutte le disposizioni del Manuale operativo CEPF.

Le organizzazioni che sono membri del RIT non potranno richiedere altre sovvenzioni CEPF all'interno dello stesso hotspot. Le domande provenienti da affiliate formali di quelle organizzazioni che hanno un consiglio di amministrazione operativo indipendente saranno accettate e soggette a ulteriore revisione esterna.

PERSONALE

Le configurazioni del personale possono variare considerevolmente a seconda delle dimensioni e del numero di paesi in ciascun hotspot. Come minimo, ci si aspetta che ogni RIT disponga di due dipendenti a tempo pieno (o equivalenti) per svolgere i ruoli di team leader e manager di piccole sovvenzioni.

TERMINE DI PARAGONE

Il RIT opererà secondo termini standard di riferimento (TOR) approvati dal Consiglio dei donatori del CEPF. Questi TOR sono stati perfezionati più volte da quando è stato istituito il CEPF e forniscono una descrizione completa dei compiti che devono essere svolti dal RIT.

Ci sono otto componenti del TOR, ognuno con una serie di funzioni. Il RIT può porre vari livelli di enfasi su ciascuna funzione, a seconda del focus della strategia di investimento e del contesto operativo locale.

Componente 1. Coordinare l'investimento CEPF nell'hotspot.

Funzioni:

Servire come rappresentante tecnico sul campo per CEPF in relazione a gruppi della società civile, beneficiari, donatori internazionali, governi e agenzie del paese ospitante e altri potenziali partner all'interno dell'hotspot.
Garantire il coordinamento e la collaborazione con i donatori del CEPF, in coordinamento con il Segretariato del CEPF e, se del caso, nell'hotspot.
Promuovere la collaborazione e il coordinamento con altri donatori che investono nell'hotspot e opportunità di sfruttare i fondi CEPF con donatori e governi locali e internazionali che investono nell'hotspot.
Coinvolgere le parti interessate alla conservazione e allo sviluppo per garantire la collaborazione e il coordinamento.
Costruire partnership/reti tra i beneficiari al fine di raggiungere gli obiettivi del profilo dell'ecosistema.
Rispondere alle richieste del Segretariato CEPF di informazioni, viaggi, accoglienza di donatori e partecipazione a una serie di eventi per promuovere CEPF.

Componente 2. Sostenere l'integrazione della biodiversità nelle politiche pubbliche e nelle pratiche commerciali del settore privato.

Funzioni:

Sostenere la società civile per impegnarsi con il governo e il settore privato e condividere i loro risultati, raccomandazioni e modelli di migliori pratiche.
Impegnarsi direttamente con partner del settore privato e funzionari governativi e garantire la loro partecipazione all'attuazione delle strategie chiave.

Componente 3. Comunicare l'investimento CEPF in tutto l'hotspot.

Funzioni:

Con il contributo del team di comunicazione CEPF, sviluppare una strategia di comunicazione per l'investimento.
Comunicare regolarmente con CEPF e partner in merito al portfolio attraverso incontri faccia a faccia, telefonate, comunicazioni digitali (sito web, newsletter elettronica e/o social media) e relazioni a eventi, forum e panel in linea con la strategia di comunicazione.
Supportare il Segretariato CEPF per ottenere fotografie e video da utilizzare nei materiali di comunicazione e coordinarsi con il team di comunicazione CEPF per ottenere la documentazione legale associata (come le licenze d'uso). Cerca di fornire almeno un'immagine di buona qualità per ogni progetto.
Traduci i materiali selezionati nelle lingue degli hotspot.
Monitorare la copertura dei media e informare tempestivamente e coordinarsi con il direttore della sovvenzione e il team di comunicazione CEPF in merito a qualsiasi controversia relativa a progetti CEPF, beneficiari o donatori e qualsiasi copertura mediatica della controversia.
Preparare una gamma di prodotti di comunicazione per garantire che le informazioni chiave fornite nei profili degli ecosistemi siano accessibili ai richiedenti delle sovvenzioni e alle altre parti interessate.
Diffondere i risultati del portafoglio attraverso mezzi multipli e appropriati in linea con la strategia di comunicazione.
Condividi idee per storie e risultati importanti e fornisci informazioni e/o assistenza al team di comunicazione CEPF secondo necessità.
Condurre visite di scambio con altri RIT per condividere lezioni e migliori pratiche, in consultazione con il Segretariato CEPF.
In coordinamento con il Segretariato CEPF, assicurare la comunicazione con i rappresentanti locali dei donatori CEPF.

Componente 4. Sviluppare le capacità della società civile.

Funzioni:

Assistere i gruppi della società civile nella progettazione di progetti che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi specificati nel profilo dell'ecosistema e un portafoglio coerente di sovvenzioni che si sostengono a vicenda.
Sviluppare la capacità istituzionale dei beneficiari per garantire un'attuazione efficiente ed efficace dei progetti e una gestione finanziaria.
Sviluppare la capacità dei beneficiari, in base alle necessità, di rispettare gli standard ambientali e sociali e la politica di genere del CEPF.
Promuovere la collaborazione tra la società civile, il governo e gli attori del settore privato.

Componente 5. Sostenere il processo del Segretariato CEPF per la sollecitazione e la revisione di proposte per sovvenzioni di importo superiore a un importo soglia compreso tra 20,000 e 50,000 USD).

Funzioni:

Pubblicizza i contenuti del profilo dell'ecosistema e le informazioni sul processo di richiesta di grandi sovvenzioni standardizzato online del CEPF.
Promuovere la disponibilità di fondi tramite annunci pubblici, stampa e media elettronici ed eventi di sensibilizzazione dei candidati per pubblicizzare i singoli inviti a presentare lettere di richiesta oltre la loro pubblicazione sul sito Web CEPF.
Con il Segretariato CEPF, stabilisci i tempi per il rilascio delle sollecitazioni e le assegnazioni delle sovvenzioni.
Valuta le lettere di richiesta.
Facilitare la revisione tecnica delle domande, comprese le revisioni esterne (ad esempio, tramite gruppi di esperti o relazioni tra pari professionali con individui in settori pertinenti).
Assistere il direttore della sovvenzione per ottenere revisioni esterne di tutte le domande superiori a 250,000 USD.
Comunicare con i candidati durante tutto il processo di candidatura per assicurarsi che siano informati e comprendano appieno il processo.
Supportare il Segretariato CEPF nell'ottenimento dei documenti tecnici e finanziari necessari per l'assegnazione di una sovvenzione.
Guida e guida i candidati nella progettazione del progetto (ad esempio, tramite mezzi elettronici remoti, di persona, tramite workshop in aula sulla preparazione delle proposte).
Rivedere le bozze delle proposte prima dell'assegnazione finale della sovvenzione.
Seguendo le procedure stabilite codificate nel Manuale operativo del CEPF e riportate nel sistema di domanda online (ConservationGrants), decidere insieme al Segretariato del CEPF sull'assegnazione di tutte le domande di sovvenzione di grandi dimensioni.

Componente 6. Gestire un programma di piccole sovvenzioni (fino a un importo soglia compreso tra US $ 20,000 e US $ 50,000), in conformità con il manuale operativo del CEPF.

Funzioni:

Stabilire e coordinare un processo per la sollecitazione delle domande di piccola sovvenzione.
Annunciare la disponibilità di piccole sovvenzioni CEPF.
Condurre la due diligence per garantire l'idoneità del richiedente e la capacità di rispettare i termini di finanziamento del CEPF.
Convocare un panel di esperti per valutare le proposte.
Analizza le domande in base agli standard ambientali e sociali del CEPF e fornisce una guida ai richiedenti sulla conformità con gli standard applicabili.
Decidere sull'assegnazione di piccole sovvenzioni e gestire la contrattazione di tali premi.
Gestire l'erogazione dei fondi ai beneficiari.
Garantire la conformità delle piccole sovvenzioni ai termini di finanziamento del CEPF.
Sviluppare un piano di monitoraggio per il portafoglio di piccole sovvenzioni per garantire la diffusione, verificare la conformità e supportare lo sviluppo delle capacità.
Monitorare, monitorare e documentare le prestazioni tecniche e finanziarie di piccole sovvenzioni.
Mantenere registrazioni accurate e aggiornate, anche per gli strumenti di monitoraggio CEPF, su tutte le piccole sovvenzioni concesse sulla banca dati di gestione delle sovvenzioni CEPF (ConservationGrants).
Aprire un conto bancario dedicato in cui verranno depositati i fondi stanziati dal CEPF per le piccole sovvenzioni e riferire sullo stato del conto durante tutto il progetto.
Garantire che i beneficiari completino relazioni periodiche sullo stato di avanzamento tecnico e finanziario.

Componente 7. Monitorare e valutare l'impatto delle sovvenzioni grandi e piccole del CEPF.

Funzioni:

Raccogliere e segnalare annualmente i dati per gli indicatori a livello di portafoglio (da grandi e piccoli beneficiari) in quanto si riferiscono al quadro logico nel profilo dell'ecosistema.
Raccogliere e riferire sui dati rilevanti per gli indicatori di monitoraggio globale del CEPF, utilizzando gli strumenti di monitoraggio del CEPF e le sovvenzioni per la conservazione.
Garantire la qualità dei dati sulle prestazioni inviati da grandi e piccoli beneficiari.
Verificare il completamento di prodotti, risultati finali e impatti a breve termine da parte dei beneficiari, come descritto nelle loro proposte.
Supportare i beneficiari per soddisfare i requisiti per il completamento degli strumenti di monitoraggio, inclusi lo strumento di monitoraggio dell'efficacia della gestione, lo strumento di monitoraggio della società civile e lo strumento di monitoraggio del genere.
In coordinamento con il Segretariato CEPF, condurre una valutazione intermedia e una valutazione finale dei progressi del portafoglio e assistere nella preparazione del rapporto.

Componente 8. Sostenere il Segretariato CEPF per monitorare il portafoglio di grandi sovvenzioni e garantire il rispetto dei termini di finanziamento CEPF.

Funzioni:

Sostenere il Segretariato del CEPF per garantire che i beneficiari di grandi dimensioni rispettino i termini di finanziamento del CEPF, anche visitando i beneficiari in base alle necessità per stabilire fatti, dare seguito alle raccomandazioni e fornire supporto e guida con la gestione finanziaria e programmatica.
Fornire supporto e guida ai beneficiari, in base alle necessità, per l'attuazione delle misure necessarie per conformarsi agli standard ambientali e sociali del CEPF.
Partecipare ad almeno due missioni di supervisione ogni anno, che prevedono visite del Segretariato CEPF per monitorare le prestazioni finanziarie e programmatiche del RIT e sovvenzioni selezionate.

PROCESSO DI SELEZIONE

I RIT sono scelti su base trasparente e competitiva.

Poiché il numero di hotspot ammissibili che non sono stati al centro degli investimenti del CEPF diminuisce, un numero crescente di programmi CEPF sarà reinvestito in hotspot con un RIT in carica. La selezione del RIT negli hotspot in cui è presente un RIT incombente solleva ulteriori preoccupazioni sulla competitività e richiede un processo diverso rispetto alla selezione del RIT negli hotspot in cui non è presente un incumbent.

Processo per gli hotspot in cui non esiste un RIT incumbent

Per gli hotspot in cui non vi è stato alcun investimento precedente da parte del CEPF o in cui vi è stato un investimento precedente ma senza un RIT per fornire una leadership strategica, verrà utilizzato il seguente processo per selezionare il RIT.

Un invito a manifestare interesse è ampiamente distribuito dal Segretariato CEPF. Ciò include la distribuzione diretta a tutte le parti interessate che hanno partecipato al processo di profilazione dell'ecosistema per l'hotspot, la pubblicità della richiesta di proposte sul sito Web globale del CEPF e nella newsletter elettronica del CEPF e l'incoraggiamento ai partner donatori del CEPF e alle organizzazioni note sia a livello internazionale che all'interno l'hotspot per distribuire l'annuncio attraverso le loro reti regionali.

Tutte le organizzazioni che presentano una manifestazione di interesse sono invitate a partecipare a una teleconferenza, durante la quale il Segretariato CEPF spiega ulteriormente il processo di selezione, il ruolo del RIT e la strategia di investimento per l'hotspot. Successivamente, a queste organizzazioni viene inviata una richiesta di proposte, che descrive in dettaglio l'opportunità presentata per guidare l'attuazione nell'hotspot pertinente e include i termini di riferimento, le istruzioni per la preparazione di una proposta, i criteri per la valutazione e una data di scadenza per la ricezione delle proposte dal Segretariato CEPF. Include anche l'importo del budget massimo assegnato per il RIT nell'hotspot e un collegamento al profilo dell'ecosistema sul sito Web del CEPF, www.cepf.net. Per consentire alle organizzazioni interessate di formare consorzi, ai candidati viene concesso un minimo di 10 settimane per preparare le proposte prima della data di chiusura.

I candidati sono tenuti a presentare una proposta nel formato definito nella richiesta di proposte. Le proposte dovrebbero includere una descrizione delle capacità organizzative dei partner principali e subordinati, l'approccio tecnico per raggiungere i risultati richiesti dal mandato e l'approccio gestionale proposto per condurre il lavoro (ad esempio, impiego di personale, partner e risorse finanziarie ), nonché curricula vitae del personale principale. La richiesta di proposte richiede anche la presentazione di un dettagliato budget pluriennale.

Il Segretariato analizza e classifica le domande utilizzando una serie di criteri di valutazione inclusi nella richiesta di proposte (cfr. allegato 1). Uno o più revisori esterni possono anche essere invitati a fornire input. Per mantenere un processo di selezione aperto e obiettivo, qualsiasi potenziale vantaggio ottenuto come risultato del coinvolgimento nella creazione del profilo dell'ecosistema CEPF per l'hotspot non è considerato come parte della valutazione.

Il Segretariato presenta le domande e la relativa analisi al Gruppo di lavoro CEPF, che quindi formula una raccomandazione al Consiglio dei donatori CEPF. La selezione finale è approvata dal Consiglio dei donatori.

Processo per hotspot con un RIT in carica

Per gli hotspot in cui è stato effettuato un precedente investimento da parte di CEPF con un RIT in atto, verrà utilizzata la procedura seguente per selezionare il RIT.

Il Segretariato commissiona una valutazione indipendente delle lezioni apprese in relazione all'incumbent RIT per l'hotspot. Questa valutazione considera le prestazioni dell'incumbent RIT in relazione alla geografia dell'hotspot, alla capacità della società civile nella regione, al budget ad essa assegnato e al raggiungimento dei risultati individuali definiti nella sua convenzione di sovvenzione con il CEPF. Include una revisione del panorama istituzionale nell'hotspot, inclusa l'identificazione di potenziali organizzazioni concorrenti che potrebbero svolgere il ruolo di RIT.

I risultati di questa valutazione sono utilizzati per informare una decisione sulla modalità di selezione da seguire.

Se sono soddisfatte le seguenti condizioni cumulative, il Segretariato raccomanda al Gruppo di lavoro l'assegnazione di una nuova sovvenzione RIT all'incumbent su base unica:

La valutazione indipendente conclude che l'incumbent ha ottenuto buoni risultati; L'incumbent è disposto a continuare nel ruolo di RIT; La revisione del panorama istituzionale non individua eventuali organizzazioni concorrenti interessate a svolgere il ruolo di RIT; e continuare con l'incumbent RIT è coerente con la visione a lungo termine dell'hotspot.

Se una di queste condizioni non è soddisfatta, il Segretariato raccomanda al gruppo di lavoro che il RIT sia selezionato tramite concorso pubblico, seguendo un processo simile a quello degli hotspot in cui non vi è alcun incumbent. La relazione sulle lezioni apprese, che fa parte della valutazione indipendente, è messa a disposizione delle organizzazioni che esprimono interesse a presentare domanda per la sovvenzione RIT. Ciò garantirà che tutte le organizzazioni candidate beneficino di un livello comparabile di informazioni sui successi e le sfide della fase precedente e sulle lezioni apprese, garantendo così un processo di selezione aperto, trasparente e competitivo.

Informata dai risultati della valutazione, la raccomandazione del Segretariato specificherà se le organizzazioni che sono membri del RIT in carica potranno richiedere la nuova sovvenzione RIT, da sole o come parte di un consorzio.

Il Segretariato sottopone la sua raccomandazione al Gruppo di lavoro per l'approvazione entro un termine, senza obiezioni. La raccomandazione del Segretariato è supportata dai risultati della valutazione indipendente, nonché dalla relazione di valutazione finale sull'investimento precedente, ove disponibile.

Allegato 1: Criteri di valutazione attualmente utilizzati per le proposte RIT

1. Esperienza organizzativa: tecnica (Punti: 5)

1.1. La dichiarazione di intenti dell'organizzazione è congruente con gli obiettivi e le priorità individuati per la regione nel profilo dell'ecosistema?

1.2. Il richiedente presenta esperienza di lavoro con potenziali ONG partner, istituzioni accademiche, agenzie governative locali e nazionali e donatori?

1.3. L'organizzazione ha un programma di conservazione o sviluppo esistente nella regione, dimostrato dalla sua durata e dal record di sostegno da parte di altri donatori?

2. Esperienza organizzativa: gestione (Punti: 15)

2.1. L'organizzazione dimostra esperienza nella gestione di programmi di dimensioni, scala e complessità simili a quella del team di implementazione regionale?

2.2. L'organizzazione dispone di un sistema o di una metodologia di monitoraggio e valutazione che ha utilizzato per gestire i propri o altri programmi?

2.3. Il richiedente ha un comprovato sistema finanziario e amministrativo?

2.4. L'organizzazione ha gestito in passato gli elementi tecnici e finanziari di un programma di piccole sovvenzioni e questo programma era di dimensioni (ad es. importo totale di denaro, numero totale di sovvenzioni) e complessità (ad es. componenti tecniche e destinatari ) è paragonabile a quanto intraprenderà con il CEPF?

3. Personale (Punti: 30)

3.1. Il richiedente propone un piano del personale chiaro e praticabile, inclusi nomi, curriculum, titoli di posizione, descrizioni del lavoro, livello di impegno, luogo di lavoro e linee di autorità di segnalazione?

3.2. Il richiedente presenta il nome e riprende un unico capogruppo dedicato, e questa persona ha le capacità/esperienza tecniche appropriate e le capacità/esperienza manageriali appropriate?

3.3. Il richiedente propone, per nome e curriculum, personale diverso dal capogruppo, e queste persone hanno adeguate capacità/esperienza tecnica e adeguate capacità/esperienza manageriali?

3.4. I membri del team proposti hanno, individualmente o collettivamente, le competenze linguistiche necessarie per operare efficacemente nell'hotspot?

3.5. Il richiedente propone un piano per l'assunzione e/o la mobilitazione del personale "da definire", comprese le descrizioni del lavoro, le qualifiche del lavoro e i curricula vitae del personale dell'organizzazione del richiedente che svolgerà le funzioni pertinenti in attesa dell'assunzione?

4. Comprensione del profilo dell'ecosistema (Punti: 5)

4.1. Il richiedente dimostra di aver compreso le direzioni strategiche nel profilo dell'ecosistema e le priorità e i risultati di investimento associati, gli obiettivi e gli indicatori (diversi dalla direzione strategica RIT)?

4.2. Il richiedente discute le diverse sfide della conservazione e dell'impegno con la società civile nei paesi dell'hotspot, dimostrando un'anticipazione dei tipi di sovvenzioni da finanziare, la fattibilità degli obiettivi e la capacità dei potenziali beneficiari?

4.3. Il richiedente descrive come verrà avanzata la propria strategia organizzativa fungendo da entità capofila per il CEPF nella regione e come ciò contribuirà a garantire la sostenibilità dei risultati oltre il periodo di attuazione del CEPF?

5. Approccio tecnico proposto (Punti: 15)

5.1. Il richiedente affronta tutte le componenti del RIT come descritto nei termini di riferimento?

5.2. Il richiedente dimostra i suoi piani per lavorare con partner o con organizzazioni della società civile che hanno livelli di capacità molto diversi da un corridoio o un paese all'altro?

5.3. Il richiedente propone un metodo per comunicare e coordinare efficacemente l'opportunità di finanziamento, i risultati e le lezioni apprese?

5.4. Il richiedente propone un sistema per sollecitare proposte di progetti conformi alla strategia descritta nel profilo dell'ecosistema e stabilisce un processo di revisione efficace e trasparente per valutare tali domande?

5.5. Il richiedente propone un sistema per monitorare e valutare i singoli progetti e assistere nel monitoraggio della performance complessiva del portafoglio?

5.6 Il richiedente propone un sistema per assegnare e gestire direttamente tutte le piccole sovvenzioni per la società civile fino a 20,000 USD?

6. Approccio tecnico proposto (Punti: 25)

6.1. Il richiedente dimostra la sua comprensione dei requisiti legali per concedere sovvenzioni nei paesi hotspot, assumere persone o coinvolgere organizzazioni in questi paesi e restrizioni sui cambi?

6.2. Il richiedente ha definito ruoli amministrativo/finanziari che dimostrino una separazione dei compiti e un grafico che indichi la leadership e la struttura dei dipendenti dell'organizzazione?

6.3. Il richiedente propone un metodo per tracciare, registrare e contabilizzare i fondi ricevuti ed erogati e propone un metodo per il completamento regolare delle riconciliazioni di denaro ricevuto ed erogato rispetto agli estratti conto bancari?

6.4. Il richiedente propone un sistema per i controlli interni e criteri oggettivi che guidino la revisione delle richieste di pagamento e di altre fatture, la registrazione sistematica e le garanzie contro frodi e appropriazione indebita?

7. Approccio tecnico proposto (Punti: 5)

7.1. Il budget è completo ed entro l'importo assegnato indicato nella richiesta di proposte?

7.2. Tutti i costi sono matematicamente giustificati attraverso la chiara presentazione dei costi unitari, delle unità totali e dei costi totali?

7.3. Tutti i costi unitari, le unità totali ei costi totali sono appropriati in relazione alle attività tecniche e gestionali proposte?

7.4. Le tariffe unitarie proposte sono in accordo con le tariffe di mercato nella regione?

7.5. Se il richiedente fa valere costi indiretti, mostra chiaramente la base della domanda e questo è distinto da eventuali costi diretti precedentemente enumerati; il richiedente fornisce una spiegazione di come è stato determinato il tasso di costo indiretto (ad es. medie storiche, bilanci certificati, contratti precedenti); e il richiedente fornisce documentazione di supporto con il suo questionario finanziario?

7.6. Se il richiedente propone di lavorare solo in un sottoinsieme dei paesi ammissibili, il budget totale è proporzionalmente inferiore all'importo massimo consentito e tale importo è adeguatamente giustificato?

Totale: 100 punti

Questi termini di riferimento sono stati approvati dal Consiglio dei donatori nell'ottobre 2020.